Strategiset vaihtoehdot julkisen sektorin suunnittelussa

Kimmo Kivinen, Senior Partner|maanantai, 20 marraskuu 2017

Strategiatyössä on usein keskeisenä haasteena tunnistaa ja käsitellä strategisten teemojen liikkumavaraa ja strategisia vaihtoehtoja, mahdollisesti myös niihin liittyviä ristiriitoja.

Capful on käyttänyt ja kehittänyt strategisten vaihtoehtojen prosessia paljon yritysten kanssa esimerkiksi kasvustrategisoiden laadinnassa. Julkisella sektorilla on myös käytetty onnistuneesti strategisten vaihtoehtojen tarkastelua. Helsingin kaupungin Staran kanssa käytettiin strategisia vaihtoehtoja hiljattain valmistuneessa Helsingin kaupungin organisaatio- ja toimintatapa uudistuksessa. Staralaiset halusivat tuottaa poliittisille päättäjille analysoituja ja kuvattuja vaihtoehtoja toiminnan kehittämisestä kuitenkin niin, että lopullinen valinta ja päätöksenteko jäi poliittisille päättäjille.

 

Strategisten vaihtoehtojen systemaattisen käytön hyötyjä

 

Sipoon kunnan vuoden 2017 aikana toteutetussa strategiaprosessissa nojauduttiin vahvasti strategisiin vaihtoehtoihin. Prosessin ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin laaja kuntalaisten ja henkilöstön osallistamisprosessi. Toisessa vaiheessa (jonka toteutuksesta Capful vastasi) kerätyn aineiston pohjalta tunnistettiin strategiset teemat ja hahmoteltiin niille strategisia vaihtoehtoja. Vaihtoehtoja kuvattiin ja arvioitiin yhteistyössä virkamiesten, kuntalaisten ja henkilöstön kanssa. Arvioinnissa käytettiin kuutta eri arviointikriteeriä, joista painottuivat taloudelliset odotukset, toteutettavuus ja riskit. Kolmannessa vaiheessa tunnistetut ja eri tahojen arvioimat vaihtoehdot esiteltiin valtuutetuille. Valtuutetut jatkoivat vaihtoehtojen työstämistä ja lopuksi valitsivat toteutettavat vaihtoehdot.

Prosessin kuluessa vaihtoehtojen teemat jakautuivat kolmeen luokkaan. Päämääräteemat, jotka toimivat koko strategiaa raamittavina asioina, kuten asukkaiden hyvinvoinnin ja turvallisuuden edistäminen tai talouden tasapaino. Toisena luokkana olivat suuntateemat, joihin luotiin vaihtoehtoja. Suuntateemoissa käsiteltiin esimerkiksi Sipoon asukaskasvun vaihtoehtoisia nopeuksia. Asukaskasvun teemaan liittyi läheisesti elinympäristön ja yhdyskuntarakenteen kehitysvaihtoehdot, joissa arvioitiin kylämäisemmän matalan asumisvaihtoehdon kehittämistä suhteessa urbaaniin kaupunkimaiseen rakenteeseen. Kolmantena tulivat keinot, jotka auttavat toteuttaman päämääriä ja suuntavalintoja. Esimerkkeinä keinoista olivat omistuspolitiikka tai digitalisaation keinot. Digitalisaatiosta pohdittiin vaihtoehtoja siitä kuinka voimallisesti digitalisaatiota halutaan lähteä edistämään. Valtuutetut osallistuivat erityisesti päämäärän ja suuntavaihtoehtojen työstämiseen kun keinojen pohdinta jätettiin virkamiehille.

Laaja osallisuus ja vaihtoehtojen pohdinta olivat erittäin onnistunut tapa tehdä strategiaa. Strategiaprosessi oli avoin ja vaihtoehtoja pohdittiin laajalti eri näkökulmista keskustellen. Vaihtoehtojen laatiminen selkeytti näkökulmia ja loi yhteistä näkemystä, jolloin sopivimmat ja tarkoituksenmukaisimmat vaihtoehdot hahmottuivat lopulta helposti

Marja Teljamo, Kehittämisasiantuntija / Sipoon kunta

 

kimmo

Kimmo Kivinen

Senior Partner, Head of Public Sector Consulting

Top

Amiedu ja Capful tukena organisaatioiden muutoskyvykkyyden kasvattamisessa

Kimmo Kivinen|tiistai, 15 marraskuu 2016

Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, eikä tämän päivän strategia toimi huomisen toimintaympäristössä. Strategian lisäksi myös osaaminen vaatii päivittämistä, sillä tämän päivän kyvykkyyksillä ei voida toteuttaa menestyksellä huomisen strategiaa. Amiedu ja Capful tukevat organisaatioita muutoskyvykkyyden kasvattamisessa skenaario- ja strategiatyöllä, osaamisten tunnistamisella ja muutoksen hallinnan ohjelmilla.

amiedu-artikkeli-2016_kuva

 

Toimintaympäristön muutosten ennakoinnissa auttaa skenaariotyö, joka on organisaation ulkoisen toimintaympäristön vaihtoehtoisia kehityskulkuja analysoiva lähestymistapa.

Muutokset organisaatioiden ulkoisessa toimintaympäristössä ovat suuria, monimutkaisia ja usein vaikeita hahmottaa, toteaa Capful Oy:n Senior Partner Kimmo Kivinen.

Ne ovat annettuja, ulkoisia tekijöitä, kehityskulkuja ja signaaleja maailmalta, eikä niihin voi vaikuttaa. Niillä on kuitenkin suuri vaikutus organisaatioiden tulevaisuuden menestymiseen. Skenaariotyössä analysoimme erilaisia, vaihtoehtoisia ulkoisen toimintaympäristön kehityskulkuja, muutostekijöitä ja nykytilaa organisaation näkökulmasta. Tulosten pohjalta pystymme selkiyttämään näkymää ja luomaan strategisia vaihtoehtoja, joista yritys voi valita.

Capful tukee yrityksiä strategiaprosessissa aina tulevaisuuslähtöisen strategian, vision ja tavoitteiden laatimisesta sen toimeenpanoon ja ulkoisen toimintaympäristön seurantaan. Asiakkaita on keskisuurista ja pörssiyrityksistä ministeriöihin, kuntiin ja monikansallisiin organisaatioihin asti.

Kun uudet strategiset tavoitteet ovat näkyvillä, tarvitaan myös osaamisen kehittämistä tulevan strategian toteuttamista varten, Amiedun avainasiakaspäällikkö Mirja Kautiainen toteaa.

Kartoitamme osaamiset kaikilla tasoilla: aloitamme organisaation tarvitsemista ydinosaamisista, ja viemme ne yksikkökohtaisiin osaamisiin ja yksilöiden tehtäväkuviin. Osaamiset määritellään nimenomaan tulevaisuuden näkökulmaan, ne eivät ole tämän päivän tarpeita. Sen vuoksi löydetään usein uusia ydinosaamisen alueita ja tehtäväkuvia.

Emme voi tarkastella tulevaa osaamista ilman ymmärrystä siitä, mitä maailmassa on tapahtumassa ja miksi uutta osaamista tarvitaan, jatkaa Kimmo Kivinen.

Skenaariotyö luo ymmärryksen ja motivaation osaamisenkin kehittämiseen.

Ilman muutoksenhallintaa muutos on kaaos

Osaamisten tunnistamisen lisäksi muutoksessa on tärkeää myös muutoksen kokonaishallinta ja viestintä.

Muutoksessa on tärkeää priorisoida, mistä lähdetään liikkeelle, sillä muutoin muutos on kaaos, Mirja Kautiainen korostaa. Viemme muutosta projektimaisesti eteenpäin siten, että ensin priorisoimme muutoksen tavoitteet ja ensimmäiset tehtävät, ja rakennamme tavoitteisiin pohjautuvan muutoksen hallinnan ohjelman. Silloin saamme muutoksen tekijöille selkeän kuvan siitä, mitä muutos sisältää, ja kaikki viestivät asiasta samalla tavoin.

Muutosta voi ja kannattaa ennakoida skenaariotyön avulla. Organisaatioiden tulisi kasvattaa muutoskyvykkyyttään jo ennen kuin muutokset ovat konkreettisia, ja valmistautua niihin, Mirja Kautiainen neuvoo.

Ettei jäätäisi odottamaan, että mitä tapahtuu, vaan asioita ja vaihtoehtoja pystyisi miettimään ja viemään aktiivisesti eteenpäin. Jos menemme tähän tai tuohon suuntaan, niin mitä se tarkoittaa, ja toisaalta hahmottaa mihin suuntaan voimme ylipäätään lähteä. Silloin saadaan jo paljon kiinni niistä toimenpiteistä, mitä muutos edellyttää organisaatiolta. Samalla voi tehdä ennakoivaa henkilöstösuunnittelua.

Amiedu seuraa osaamisen ja strategian toteutumista, ja Capful toimintaympäristön tapahtumia ja niiden vaikutusta strategiaan.

Seurannan ansiosta organisaatiolla säilyy koko ajan muutoksen punainen lanka, liikutaan järkevällä syklillä ja samaan suuntaan, Mirja Kautiainen toteaa.

Skenaariotyöstä tukea myös henkilöstön sitouttamiseen muutokseen

Henkilöstön edustajat on hyvä saada mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisin.

Kun koko organisaatio on mukana tulevaisuuden pohdinnassa, sillä on sitouttava vaikutus. Organisaation jäsenten kyvyssä hyväksyä muutos ja sen tarve on usein kyse siitä, ovatko he saaneet itse käsitellä asiaa. Se on edellytys sille, että alkaako muutos edes tapahtua, Kimmo Kivinen valottaa. Tilanne on ihan erilainen, kun ihmisille on tullut ymmärrys, että eihän meitä ole edes olemassa jos jatkamme näin, että tällä nykyisellä tavalla ei ole mitään mahdollisuuksia pärjätä kilpailussa.

Osaamisen tunnistaminen ja liiketoimintasuunnitelmat pitäisi aina kytkeä yhteen.Liiketoimintasuunnitelmista puuttuu usein osaamisen tunnistaminen: se, mitä tämä meiltä oikeasti vaatii. Ja koska osaamisia ei kasvateta hetkessä, niin organisaatiolla pitäisi olla osaamisen kehittämisen suunnitelma, Mirja Kautiainen toteaa.

Myös kilpailutekijät ja omat kriittiset menestystekijät pitäisi ehdottomasti huomioida, sillä kilpailutilanteet ovat entistä haastavampia, ja kuluttajien vaatimukset muuttuvat. Skenaariotyö sopii tähänkin tarkasteluun. Sen kautta kasvatetaan myös ymmärrystä siitä, miksi tehdään joitain asioita.

Skenaario- ja strategiatyöskentely, osaamisten tunnistaminen ja muutoksenhallintaohjelmat tarjoavat kaivattua tukea johdon työskentelylle ja päätösten tekoon. Johto joutuu myös perustelemaan päätöksiään eri sidosryhmille.

Kun tulevaisuuden haasteet ovat suuria ja vaikeita, niin moni päättäjä haluaa tukea päätöksilleen: analyysejä ja vaihtoehtoja tulevasta näkymästä, ja miten tätä näkymää viedään eteenpäin. Olen kokenut, että pystymme tukemaan hyvin tällaisten isojen prosessien läpiviennissä, Mirja Kautiainen kertoo.

 

Teksti: Raija Törnvall
Kuvat: Juri Puhakka

Alkuperäinen artikkeli julkaistu: Amicase 11/2016 

Top

Nimi*

Yritys

Sähköpostiosoite*

Puhelinnumero

Viesti

Pakolliset kentät ovat merkitty *:llä

Sulje