Scenario Builder – Ratkaisu loogisten skenaarioiden rakentamiseen epävarmassa toimintaympäristössä

Nette Lehtinen, Managing Consultant|keskiviikko, 22 marraskuu 2017

Loogisten skenaarioiden rakentaminen vaatii loogisen menetelmän, joka tuottaa johdonmukaisia skenaarioita. Toimivan menetelmän avulla skenaarioista tulee strategiselle päätöksenteolle oleellisia – ei irrallisia yrityksen nykyhetken keskeisistä kysymyksistä. Me Capfulissa olemme kehittäneet uuden työkalun skenaariotyön tehostamiseksi ja skenaarioiden sisäisen johdonmukaisuuden vahvistamiseksi. Scenario BuilderTM perustuu lukuisten vaihtoehtoisten skenaarioiden suhteita ja loogista ristiriidattomuutta arvioivaan konsistenssianalyysiin sekä koneoppimisessakin käytettäviin matemaattisiin algoritmeihin.

Skenaariot luovat kokonaiskuvan ja logiikan sekavalta ja pirstaloituneelta näyttävässä uutisten ja tapahtumien virrassa

Neljännen teollisen vallankumouksen eteneminen lisää epävarmuutta tulevaisuudesta. Geopoliittiset painopisteet hakevat paikkaansa Kiinan pyrkiessä yritysmaailman ja maailmanpolitiikan veturiksi protektionistisen retoriikan aikakaudella. Monet perinteiset yritykset pelkäävät menettävänsä suoran kontaktin kuluttajiin teknologiatoimijoiden pyrkiessä saamaan asiakasrajapinnan itselleen. Valmistava teollisuuskin palvelullistuu, kun liiketoimintaa kehitetään as-a-service.  Kokonaisten toimialojen logiikka saattaa murtua disruptiivisten teknologioiden murtaessa vakiintuneita oletuksia ja ansaintamalleja.

Vaihtoehtoisten tulevaisuuden toimintaympäristöjen hahmottaminen etukäteen vahvistaa perusteltujen strategisten päätösten tekemistä – oli kyse sitten strategisten painopisteiden valinnasta, yksittäisistä investoinneista tai markkina-alueen laajentamisesta. Skenaariotyö auttaa havainnollistamaan esimerkiksi toimialaan, kilpailukenttään, asiakkaisiin, teknologioihin tai lainsäädäntöön liittyvien merkittävien tapahtumien syy-seuraussuhteita. Se auttaa ymmärtämään, mihin suurempaan ilmiöön yksittäiset toimintaympäristön muutokset voivat johtaa, haastaa ajattelemaan monipuolisesti ja kyseenalaistaa syvälle juurtuneita oletuksia.

Scenario BuilderTM tehostaa loogisesti ristiriidattomien skenaarioiden tunnistamista ja parantaa skenaarioiden laatua

 

Scenario BuilderiaTM hyödyntävä skenaarioprosessi etenee seuraavasti:

  1. Tunnistetaan organisaation toimintaympäristön keskeisimmät muutostekijät.
  2. Muutostekijöiden joukosta tunnistetaan keskeisimmät epävarmuudet ja trendit vaikuttavuus-epävarmuus -analyysin ja ristivaikutusanalyysin avulla.
  3. Epävarmuustekijöistä muodostetaan tulevaisuustaulukko, johon kuvataan kunkin tekijän kehitysvaihtoehdot mm. asiantuntijahaastatteluja, skenaariokyselyä ja toimintaympäristöanalyysia hyödyntämällä.
  4. Scenario BuilderTM tuottaa identifioitujen epävarmuustekijöiden kehitysvaihtoehtojen pohjalta kaikki mahdolliset skenaariovaihtoehdot. Esimerkiksi tulevaisuustaulukko, jossa on 10 epävarmuustekijää, joille kullekin on hahmoteltu 4 kehitysvaihtoehtoa, tuottaa noin miljoona keskenään erilaista skenaariovaihtoehtoa.
  5. Scenario BuilderTM arvioi ja vertailee skenaarioiden loogista ristiriidattomuutta ja valitsee jatkokäsittelyyn esimerkiksi 1 000 johdonmukaisinta ja sisäisesti ristiriidattominta skenaariovaihtoehtoa. Työkalu myös arvioi näiden 1 000 skenaarion erilaisuuksia ja samankaltaisuuksia moniulotteisessa systeemissä.
  6. Algoritminsa avulla Scenario BuilderTM pystyy tunnistamaan ja visualisoimaan keskenään samantyyppiset skenaariot interaktiivisen skenaariokartan eri ryppäisiin [kuva 1]. Moniulotteisesta skenaarioavaruudesta syntyy kaksiulotteinen kuvaus, josta pystytään tehokkaasti etsimään ja valitsemaan mielenkiintoisimmat skenaariot jatkotarkasteluun.

 

export_image_final_mukailtu HVK
Kuva 1. Scenario Builderin tuottama kartta tuhannesta johdonmukaisimmasta skenaariosta Suomen huoltovarmuuden skenaariot 2030 -projektiin. Keltaiset pallot kuvaavat skenaarioita, niiden konsistenttiutta sekä erilaisuutta ja samankaltaisuutta suhteessa toisiinsa. Lisäksi karttaan on valittu jatkokäsiteltäviä skenaarioita.

 

  1. Valittuja skenaarioita ja niiden kehitysvaiheita kuvataan, havainnollistetaan ja kvantifioidaan eri tavoin. Niitä testataan, jatkotyöstetään ja syvennetään workshopeissa.
  2. Kun skenaariot ovat valmiit, siirrytään skenaarioiden vaikutusanalyysiin. Niiden avulla tunnistetaan yrityksen keskeiset mahdollisuudet, riskit ja strategiset vaihtoehdot sekä testataan nykyisen strategian ja toimintamallin toimivuutta eri skenaarioissa.
  3. Vaikutusanalyysi luo käyttökelpoiset varautumissuunnitelmat vaihtoehtoisten tulevaisuuden kehityskulkujen varalle ja auttaa ryhtymään toimenpiteisiin, jotka on tehtävä riippumatta siitä, minkä skenaarion suuntaan toimiala lähtee kehittymään.
  4. Skenaarioita käytetään työn valmistuttua toimintaympäristön seurannan viitekehyksenä – etsitään merkkejä skenaarioiden toteutumisesta ja päivitetään varautumissuunnitelmia tarpeen mukaan. Skenaariot auttavat hahmottamaan yksittäisten tapahtumien tai uutisten liittymistä isompaan kuvaan ja toimintaympäristön muutokseen.

Capfulin käyttämät skenaariomenetelmät yhdistettynä Scenario BuilderinTM tuottamaan analyysiin auttavat tarkastelemaan monipuolisesti, tehokkaasti ja luovasti moniulotteisen toimintaympäristön vaihtoehtoisia kehityskulkuja ja yksittäisten tapahtumien suhteita toisiinsa. Scenario BuilderTM tukee skenaariorakenteiden hahmottamista ja nopeuttaa eri skenaariovaihtoehtojen vertailemista. Toimivien ja nykyisiä oletuksia haastavien skenaarioiden sivuuttamisesta tulee epätodennäköistä, skenaarioprosessi tehostuu, ja sen laatu paranee.

Otahan yhteyttä, jos haluat kuulla lisää Scenario BuilderistaTM ja sen hyödyntämisessä osana skenaario- ja strategiatyötänne.

nette2

 

 

 

 

 

 

Nette Lehtinen

Managing Consultant

Top

Amiedu ja Capful tukena organisaatioiden muutoskyvykkyyden kasvattamisessa

Kimmo Kivinen|tiistai, 15 marraskuu 2016

Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, eikä tämän päivän strategia toimi huomisen toimintaympäristössä. Strategian lisäksi myös osaaminen vaatii päivittämistä, sillä tämän päivän kyvykkyyksillä ei voida toteuttaa menestyksellä huomisen strategiaa. Amiedu ja Capful tukevat organisaatioita muutoskyvykkyyden kasvattamisessa skenaario- ja strategiatyöllä, osaamisten tunnistamisella ja muutoksen hallinnan ohjelmilla.

amiedu-artikkeli-2016_kuva

 

Toimintaympäristön muutosten ennakoinnissa auttaa skenaariotyö, joka on organisaation ulkoisen toimintaympäristön vaihtoehtoisia kehityskulkuja analysoiva lähestymistapa.

Muutokset organisaatioiden ulkoisessa toimintaympäristössä ovat suuria, monimutkaisia ja usein vaikeita hahmottaa, toteaa Capful Oy:n Senior Partner Kimmo Kivinen.

Ne ovat annettuja, ulkoisia tekijöitä, kehityskulkuja ja signaaleja maailmalta, eikä niihin voi vaikuttaa. Niillä on kuitenkin suuri vaikutus organisaatioiden tulevaisuuden menestymiseen. Skenaariotyössä analysoimme erilaisia, vaihtoehtoisia ulkoisen toimintaympäristön kehityskulkuja, muutostekijöitä ja nykytilaa organisaation näkökulmasta. Tulosten pohjalta pystymme selkiyttämään näkymää ja luomaan strategisia vaihtoehtoja, joista yritys voi valita.

Capful tukee yrityksiä strategiaprosessissa aina tulevaisuuslähtöisen strategian, vision ja tavoitteiden laatimisesta sen toimeenpanoon ja ulkoisen toimintaympäristön seurantaan. Asiakkaita on keskisuurista ja pörssiyrityksistä ministeriöihin, kuntiin ja monikansallisiin organisaatioihin asti.

Kun uudet strategiset tavoitteet ovat näkyvillä, tarvitaan myös osaamisen kehittämistä tulevan strategian toteuttamista varten, Amiedun avainasiakaspäällikkö Mirja Kautiainen toteaa.

Kartoitamme osaamiset kaikilla tasoilla: aloitamme organisaation tarvitsemista ydinosaamisista, ja viemme ne yksikkökohtaisiin osaamisiin ja yksilöiden tehtäväkuviin. Osaamiset määritellään nimenomaan tulevaisuuden näkökulmaan, ne eivät ole tämän päivän tarpeita. Sen vuoksi löydetään usein uusia ydinosaamisen alueita ja tehtäväkuvia.

Emme voi tarkastella tulevaa osaamista ilman ymmärrystä siitä, mitä maailmassa on tapahtumassa ja miksi uutta osaamista tarvitaan, jatkaa Kimmo Kivinen.

Skenaariotyö luo ymmärryksen ja motivaation osaamisenkin kehittämiseen.

Ilman muutoksenhallintaa muutos on kaaos

Osaamisten tunnistamisen lisäksi muutoksessa on tärkeää myös muutoksen kokonaishallinta ja viestintä.

Muutoksessa on tärkeää priorisoida, mistä lähdetään liikkeelle, sillä muutoin muutos on kaaos, Mirja Kautiainen korostaa. Viemme muutosta projektimaisesti eteenpäin siten, että ensin priorisoimme muutoksen tavoitteet ja ensimmäiset tehtävät, ja rakennamme tavoitteisiin pohjautuvan muutoksen hallinnan ohjelman. Silloin saamme muutoksen tekijöille selkeän kuvan siitä, mitä muutos sisältää, ja kaikki viestivät asiasta samalla tavoin.

Muutosta voi ja kannattaa ennakoida skenaariotyön avulla. Organisaatioiden tulisi kasvattaa muutoskyvykkyyttään jo ennen kuin muutokset ovat konkreettisia, ja valmistautua niihin, Mirja Kautiainen neuvoo.

Ettei jäätäisi odottamaan, että mitä tapahtuu, vaan asioita ja vaihtoehtoja pystyisi miettimään ja viemään aktiivisesti eteenpäin. Jos menemme tähän tai tuohon suuntaan, niin mitä se tarkoittaa, ja toisaalta hahmottaa mihin suuntaan voimme ylipäätään lähteä. Silloin saadaan jo paljon kiinni niistä toimenpiteistä, mitä muutos edellyttää organisaatiolta. Samalla voi tehdä ennakoivaa henkilöstösuunnittelua.

Amiedu seuraa osaamisen ja strategian toteutumista, ja Capful toimintaympäristön tapahtumia ja niiden vaikutusta strategiaan.

Seurannan ansiosta organisaatiolla säilyy koko ajan muutoksen punainen lanka, liikutaan järkevällä syklillä ja samaan suuntaan, Mirja Kautiainen toteaa.

Skenaariotyöstä tukea myös henkilöstön sitouttamiseen muutokseen

Henkilöstön edustajat on hyvä saada mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisin.

Kun koko organisaatio on mukana tulevaisuuden pohdinnassa, sillä on sitouttava vaikutus. Organisaation jäsenten kyvyssä hyväksyä muutos ja sen tarve on usein kyse siitä, ovatko he saaneet itse käsitellä asiaa. Se on edellytys sille, että alkaako muutos edes tapahtua, Kimmo Kivinen valottaa. Tilanne on ihan erilainen, kun ihmisille on tullut ymmärrys, että eihän meitä ole edes olemassa jos jatkamme näin, että tällä nykyisellä tavalla ei ole mitään mahdollisuuksia pärjätä kilpailussa.

Osaamisen tunnistaminen ja liiketoimintasuunnitelmat pitäisi aina kytkeä yhteen.Liiketoimintasuunnitelmista puuttuu usein osaamisen tunnistaminen: se, mitä tämä meiltä oikeasti vaatii. Ja koska osaamisia ei kasvateta hetkessä, niin organisaatiolla pitäisi olla osaamisen kehittämisen suunnitelma, Mirja Kautiainen toteaa.

Myös kilpailutekijät ja omat kriittiset menestystekijät pitäisi ehdottomasti huomioida, sillä kilpailutilanteet ovat entistä haastavampia, ja kuluttajien vaatimukset muuttuvat. Skenaariotyö sopii tähänkin tarkasteluun. Sen kautta kasvatetaan myös ymmärrystä siitä, miksi tehdään joitain asioita.

Skenaario- ja strategiatyöskentely, osaamisten tunnistaminen ja muutoksenhallintaohjelmat tarjoavat kaivattua tukea johdon työskentelylle ja päätösten tekoon. Johto joutuu myös perustelemaan päätöksiään eri sidosryhmille.

Kun tulevaisuuden haasteet ovat suuria ja vaikeita, niin moni päättäjä haluaa tukea päätöksilleen: analyysejä ja vaihtoehtoja tulevasta näkymästä, ja miten tätä näkymää viedään eteenpäin. Olen kokenut, että pystymme tukemaan hyvin tällaisten isojen prosessien läpiviennissä, Mirja Kautiainen kertoo.

 

Teksti: Raija Törnvall
Kuvat: Juri Puhakka

Alkuperäinen artikkeli julkaistu: Amicase 11/2016 

Top

Nimi*

Yritys

Sähköpostiosoite*

Puhelinnumero

Viesti

Pakolliset kentät ovat merkitty *:llä

Sulje