Rohkeutta kohdata epävarmuus

Arto Kaunonen, Founder ja Senior Partner|keskiviikko, 18 huhtikuu 2018

Mitä tarkoitamme tulevaisuuden toimintaympäristöön liittyvällä epävarmuudella? Miten epävarmuutta voidaan käsitellä? Miten epävarmuuden käsittelyyn valitsemamme työkalut vaikuttavat ajatteluumme ja strategiaan? Tämän päivän muutoksessa johdon ajatusmallit kaipaavat uudistumista ja työkalupakkiin on pakattava välineitä, joiden avulla epävarmuutta voidaan käsitellä sekä analyyttisesti että luovasti. Epävarmuus ei ole vihollisemme.

Varmuuden illuusio

Epävarmuus toimintaympäristön kehityksestä liittyy oleellisesti strategiatyöhön. Epävarmuutta käsitellään tai yritetään hallita erilaisilla työkaluilla, kuten ennusteilla, kassavirta-analyyseillä, herkkyysanalyyseillä tai simuloinneilla. Perinteisen strategisen suunnittelun päämääränä on ollut nimenomaan tuoda selkeyttä ja hallintaa epävarmaan ympäristöön: Tehokkaiden analyysityökalujen avulla tulevaisuutta voidaan ennakoida riittävällä tarkkuudella ”parhaan” strategian formuloimiseksi. Yhä monimutkaisemmissa toimintaympäristöissä varmuus on kuitenkin entistä vaarallisempi illuusio.

”Kuten tiedämme, on olemassa tunnettuja tunnettuja; on siis asioita, jotka tiedämme tietävämme. Tiedämme myös, että on tunnettuja tuntemattomia; se tarkoittaa, että tiedämme, että on asioita, joita emme tiedä. Mutta on myös tuntemattomia tuntemattomia – niitä, joista emme tiedä, ettemme tiedä.”
―Donald Rumsfeld, Yhdysvaltain entinen puolustusministeri

Strategian suunnittelukoulukunnalle vastapainoksi syntynyt prosessikoulukunta korostaa, että strategista suunnittelua tärkeämpää on strateginen ajattelu: Epävarmuus on todellisuutta, ja turbulentissa toimintaympäristössä strategiaa ei voi suunnitella systemaattisesti, vaan se syntyy luovan, intuitiivisen, oppimiseen perustuvan ja osin hallitsemattoman prosessin seurauksena. Intuitio ja oppiminen tuntuvat teoreettisesti kiinnostavilta, mutta niiden hyödyntäminen käytännön strategiatyössä on vaikeaa ilman konkreettisia työkaluja, joita prosessikoulukunta on pystynyt tarjoamaan vain niukasti.

Epävarmassa toimintaympäristössä strateginen suunnittelu voi johtaa kohtalokkaisiin virheisiin, jos päätöksiä tehdään varmuuden illuusiossa. Toisessa ääripäässä päätöksiä tehdään pelkän intuition varassa; epävarmuus näyttäytyy niin totaalisena, että sitä on turha käsitellä mitenkään. Tai sitten päätöksenteko halvaantuu, kun virheliikkeiden pelossa ’wait-and-see’ -strategia tuntuu järkevimmältä vaihtoehdolta. Varovainen henkselit ja vyö -johtaja pyrkii välttämään kaikkia potentiaalisia toimintaympäristön riskejä – ja samalla mahdollisuuksia.

Miten ajattelet tulevaisuutta – välineellä on väliä

Strategistin työkalupakissa on erilaisia malleja, viitekehyksiä, konsepteja, menetelmiä ja tulevaisuudessa yhä enemmän algoritmeja. Usein työkalujen avulla on tarkoitus hälventää epävarmuutta. Tiedon luokittelu ja kvantifiointi luo järjestystä turbulentissa toimintaympäristössä. Kun monimutkaisia syy-seuraussuhteita yritetään sovittaa valittuun välineeseen, seurauksena voi kuitenkin olla liiallinen yksinkertaistaminen. Joskus valituksi voi tulla myös aivan väärä työkalu.

”Se, miten ajattelet tulevaisuutta, luo puitteet sille, mitä ajattelet tulevaisuudesta. Tämä puolestaan suuntaa niitä toimenpiteitä, jotka teet tulevaisuuden hyväksi.”
―Markku Koli, kenraaliluutnantti evp, Arabiemiraattien ylimmän sotilasjohdon neuvonantaja

Tyypillinen lähestymistapa epävarmuuteen on käsitellä sitä riskinä tai uhkana, joka pyritään eliminoimaan kontrolloimalla ja hallitsemalla. Näin tulevaisuus näyttäytyy varmempana, mutta samalla näkökulma kapenee, ja vaarana on vajoaminen entistä syvemmälle varmuuden illuusioon. Toinen suosittu keino kohdata epävarmuus on analysoida sitä. Samoin kuin epävarmuuden hallitseminen riskinä, myös analysointi voi auttaa pääsemään irti epämiellyttävästä epävarmuuden tunteesta, mutta ei välttämättä tarjoa kättä pidempää epävarmuuden käytännön käsittelyyn strategiatyön tueksi.

Järkevä lähtökohta on myöntää, että tulevaisuus on epävarma ja käyttää työkaluja, joiden avulla tulevaisuuden epävarmuutta voidaan käsitellä mielekkäällä tavalla. Kun tartumme tiettyihin työkaluihin, on hyvä huomata, että kaupan päälle niiden mukana tulee myös ajattelumalli, joka ohjaa omaa ajatteluamme ja toimintaamme. Millaisena epävarmuus näyttäytyy työkalujen kautta? Kiusallisena ja eliminoitavana riskinä vai sinänsä neutraalina, mutta myös rikkaana ja kiehtovana tutkimuskohteena. Välineellä on väliä!

Skenaariotyö – löytöretkiä epävarmuuteen

Skenaariotyössä voidaan rakentaa mahdollisia, todennäköisiä ja haluttuja tulevaisuuksia sekä tutkia niiden taustalla vaikuttavia maailmankuvia, myyttejä ja oletuksia. Epävarmuus ei ole meidän vihollisemme. Epävarmuus ei ole lähtökohtaisesti negatiivista eikä ongelmallista, vaan sitä voidaan käsitellä ongelman sijaan strategiatyön luontevana osana – ja tulevaisuuden liiketoimintapotentiaalin lähteenä. Perinteinen strateginen suunnittelu tarjoaa tähän hyvin vähän välineitä. Skenaariotyö tuo valoa ja järkeä epävarmuuden käsittelyyn ja täydentää strategiatiimin työkalupakkia.

Skenaariotyö on tiedettä, taidetta ja työkaluja. Skenaarioiden avulla toimintaympäristön tulevaan kehitykseen liittyvä epävarmuus voidaan kohdata analyyttisesti ja käytännöllisesti yhdistäen strategisen suunnittelun systematiikkaa ja strategisen ajattelun luovuutta. Samalla voidaan päästää irti epävarmuuden aiheuttamasta henkisestä pakkopaidasta.

Skenaariotyössä pyritään ymmärtämään mitkä tämän päivän kehityskuluista todennäköisesti jatkuvat, mitkä muuttuvat ja mitä täysin uutta on tulossa. Toimintaympäristön muutostekijät voivat kehittyä useammalla eri tavalla. Joissain tekijöissä on enemmän epävarmuutta kuin toisissa. Pieni epävarmuus tarkoittaa, että voimme melko hyvin ennakoida, miltä tietty muutostekijä näyttää tulevaisuudessa – sen sisällössä, suunnassa, voimakkuudessa ja ajoituksessa on jatkuvuutta ja pysyvyyttä. Suuri epävarmuus viittaa siihen, että meidän on vaikea nähdä etukäteen, miltä kyseinen tekijä näyttää esimerkiksi kymmenen vuoden kuluttua, eli tällä tekijällä on useampia mahdollisia kehitysvaihtoehtoja. Jos muutostekijään liittyy paljon epäjatkuvuutta tai epävarmuutta ja samalla sen vaikutus yritykseen tai organisaatioon on suuri, kutsumme tekijää skenaariotyössä epävarmuustekijäksi.

Otetaan esimerkiksi robotisaatio. Epävarmuutta liittyy muun muassa tekoälyn kehittymiseen, robottien käytön laaja-alaisuuteen ja ihmistyön korvaamisen kehitysvauhtiin. Joidenkin arvioiden mukaan robotit korvaavat noin puolet Suomen nykyisistä työpaikoista seuraavan 20 vuoden aikana. ’Pessimistit’ uskovat, että robotisaatio keskittyy teollisuusrobotteihin, eikä paljon mitään muuta tapahdu. ’Optimistit’ puolestaan argumentoivat robotisaation olevan luonnonlain kaltainen väistämätön kehityskulku, joka muuttaa suomalaisen työelämän ja koko yhteiskunnan.

Kun robotisaatiota käsitellään epävarmuustekijänä, päästään irti pessimismiin ja optimismiin liittyvistä arvolatauksista ja epäanalyyttisestä eipäs-juupas -keskustelusta. Loogisen ja luovan skenaariotyön avulla robotisaatiota käsitellään aitona epävarmuustekijänä: Sille mietitään erilaisia kehitysvaihtoehtoja, joiden määrittelyyn ja kuvaamiseen käytetään alan parhaita asiantuntijoita ja parasta tietoa.

Robotisaation tulevaisuutta voidaan käsitellä myös systeemisesti vaihtoehtoisten skenaarioiden avulla. Tällöin analysoidaan, mihin toimintaympäristön muutostekijöiden kokonaisuuteen robotisaatio liittyy, ja mitkä tekijät vaikuttavat sen tulevaisuuteen. Skenaarioiden pohjalta analysoidaan eri vaihtoehtojen vaikutukset ja toimenpiteet niihin vastaamiseksi.

Apokalypsis – näkymättömän näkyväksi tuleminen

Apokalyptiikka on kirjallisuuslaji tai aatemaailma, jonka mukaan tulevaisuus on aistiemme ulottumattomissa ikään kuin verhon peitossa. Yksi apokalyptisen ajattelutavan olennainen piirre on, että tulevaisuus ei ole pelkkä tämän päivän jatkumo, vaan esiin kasvava tulevaisuus tuo tullessaan aina jotain uutta. Verho kuvaa myös sitä, että emme täysin tiedä mitä verhon takana on: Tulevaisuuteen liittyy epävarmuutta.

Antiikin Kreikan mytologiassa Kalypso on Homeroksen Odysseuksesta tunnettu huntujen jumalatar. Kalypsis tarkoittaa peittämistä, salaamista tai tiedon kätkemistä. Kreikan kielen substantiivi apokalypsis tulee puolestaan verbistä apokalupto, joka tarkoittaa hunnun pois ottamista, silloin kun esimerkiksi patsaan tai maalauksen päältä vedetään pois sitä verhoava kangas.

Tulevaisuuteen liittyen apokalypsis tarkoittaa tiedon paljastamista tai salattujen asioiden julkiseksi tulemista. Kuitenkin kun apokalypsis-termiä käytetään kirjaimellisesti, se viittaa ”jonkun aiemmin näkymättömän näkyväksi tulemiseen”. Kun epävarmasta tulevaisuudesta tulee nykyisyyttä, tulevaisuuden verhon takaa saattaa tulla näkyväksi myös jotain täysin uutta ja aiemmin näkymätöntä.

Kiehtova epävarmuus

Preussilainen kenraali ja kuuluisa sotateoreetikko Carl von Clausewitz pohti paljon epävarmuutta. Sodan sumussa meillä on käytössä rajattu määrä tietoa. Ilmassa on myös vaihtoehtoisia faktoja ja täysin valheellista tietoa, epäilyä, jännitystä sekä tuntemattoman ja epävarmuuden pelkoa. Hänen mielestään, mitä enemmän meillä on rohkeutta ja itsevarmuutta epävarmuuden kohtaamisessa, sitä enemmän voimme jättää tilaa vaihtoehtoisille kehityskuluille, eikä kaikkea tarvitse yrittää kontrolloida tai hallita. Tämän ymmärsi myös saksalainen sotastrategi Helmuth von Moltke, joka sanoi osuvasti: ”Yksikään taistelusuunnitelma ei kestä ensimmäistä kosketusta vihollisen kanssa”.

”Vaikka järkemme kaipaa aina selkeyttä ja varmuutta, ihmisluonto pitää usein epävarmuutta kiehtovana.”
―Carl von Clausewitz

Radikaalin epävarmuuden aikana tarvitsemme myös liiketoiminnassa rohkeutta rakentaa joustavia strategioita, joiden avulla voimme tähdätä liikkuvaan maaliin turbulentissa toimintaympäristössä. Skenaarioiden avulla rohkeisiin päätöksiin on mahdollista valmistautua systemaattisesti ja huolella. Skenaariotyössä tehdään tutkimusmatkoja tulevaisuuden verhon taakse ja tuotetaan vaihtoehtoisia tulevaisuudenkuvia, jotka perustuvat organisaation tietoon, osaamiseen ja luovuuteen sekä ulkopuoliseen asiantuntemukseen. Näin rohkeus kohdata epävarmuus ei nojaa muutaman päätöksentekijän intuitioon, henkilökohtaisiin kokemuksiin tai ajatusmalleihin, vaan perustuu yhteiseen, jäsenneltyyn näkemykseen epävarmasta tulevaisuudesta.

 

arto

Arto Kaunonen
Founder, Senior Partner

Top

Amiedu ja Capful tukena organisaatioiden muutoskyvykkyyden kasvattamisessa

Kimmo Kivinen|tiistai, 15 marraskuu 2016

Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, eikä tämän päivän strategia toimi huomisen toimintaympäristössä. Strategian lisäksi myös osaaminen vaatii päivittämistä, sillä tämän päivän kyvykkyyksillä ei voida toteuttaa menestyksellä huomisen strategiaa. Amiedu ja Capful tukevat organisaatioita muutoskyvykkyyden kasvattamisessa skenaario- ja strategiatyöllä, osaamisten tunnistamisella ja muutoksen hallinnan ohjelmilla.

amiedu-artikkeli-2016_kuva

Teksti: Raija Törnvall
Kuva: Jari Puhakka

Toimintaympäristön muutosten ennakoinnissa auttaa skenaariotyö, joka on organisaation ulkoisen toimintaympäristön vaihtoehtoisia kehityskulkuja analysoiva lähestymistapa.

Muutokset organisaatioiden ulkoisessa toimintaympäristössä ovat suuria, monimutkaisia ja usein vaikeita hahmottaa, toteaa Capful Oy:n Senior Partner Kimmo Kivinen.

Ne ovat annettuja, ulkoisia tekijöitä, kehityskulkuja ja signaaleja maailmalta, eikä niihin voi vaikuttaa. Niillä on kuitenkin suuri vaikutus organisaatioiden tulevaisuuden menestymiseen. Skenaariotyössä analysoimme erilaisia, vaihtoehtoisia ulkoisen toimintaympäristön kehityskulkuja, muutostekijöitä ja nykytilaa organisaation näkökulmasta. Tulosten pohjalta pystymme selkiyttämään näkymää ja luomaan strategisia vaihtoehtoja, joista yritys voi valita.

Capful tukee yrityksiä strategiaprosessissa aina tulevaisuuslähtöisen strategian, vision ja tavoitteiden laatimisesta sen toimeenpanoon ja ulkoisen toimintaympäristön seurantaan. Asiakkaita on keskisuurista ja pörssiyrityksistä ministeriöihin, kuntiin ja monikansallisiin organisaatioihin asti.

Kun uudet strategiset tavoitteet ovat näkyvillä, tarvitaan myös osaamisen kehittämistä tulevan strategian toteuttamista varten, Amiedun avainasiakaspäällikkö Mirja Kautiainen toteaa.

Kartoitamme osaamiset kaikilla tasoilla: aloitamme organisaation tarvitsemista ydinosaamisista, ja viemme ne yksikkökohtaisiin osaamisiin ja yksilöiden tehtäväkuviin. Osaamiset määritellään nimenomaan tulevaisuuden näkökulmaan, ne eivät ole tämän päivän tarpeita. Sen vuoksi löydetään usein uusia ydinosaamisen alueita ja tehtäväkuvia.

Emme voi tarkastella tulevaa osaamista ilman ymmärrystä siitä, mitä maailmassa on tapahtumassa ja miksi uutta osaamista tarvitaan, jatkaa Kimmo Kivinen.

Skenaariotyö luo ymmärryksen ja motivaation osaamisenkin kehittämiseen.

Ilman muutoksenhallintaa muutos on kaaos

Osaamisten tunnistamisen lisäksi muutoksessa on tärkeää myös muutoksen kokonaishallinta ja viestintä.

Muutoksessa on tärkeää priorisoida, mistä lähdetään liikkeelle, sillä muutoin muutos on kaaos, Mirja Kautiainen korostaa. Viemme muutosta projektimaisesti eteenpäin siten, että ensin priorisoimme muutoksen tavoitteet ja ensimmäiset tehtävät, ja rakennamme tavoitteisiin pohjautuvan muutoksen hallinnan ohjelman. Silloin saamme muutoksen tekijöille selkeän kuvan siitä, mitä muutos sisältää, ja kaikki viestivät asiasta samalla tavoin.

Muutosta voi ja kannattaa ennakoida skenaariotyön avulla. Organisaatioiden tulisi kasvattaa muutoskyvykkyyttään jo ennen kuin muutokset ovat konkreettisia, ja valmistautua niihin, Mirja Kautiainen neuvoo.

Ettei jäätäisi odottamaan, että mitä tapahtuu, vaan asioita ja vaihtoehtoja pystyisi miettimään ja viemään aktiivisesti eteenpäin. Jos menemme tähän tai tuohon suuntaan, niin mitä se tarkoittaa, ja toisaalta hahmottaa mihin suuntaan voimme ylipäätään lähteä. Silloin saadaan jo paljon kiinni niistä toimenpiteistä, mitä muutos edellyttää organisaatiolta. Samalla voi tehdä ennakoivaa henkilöstösuunnittelua.

Amiedu seuraa osaamisen ja strategian toteutumista, ja Capful toimintaympäristön tapahtumia ja niiden vaikutusta strategiaan.

Seurannan ansiosta organisaatiolla säilyy koko ajan muutoksen punainen lanka, liikutaan järkevällä syklillä ja samaan suuntaan, Mirja Kautiainen toteaa.

Skenaariotyöstä tukea myös henkilöstön sitouttamiseen muutokseen

Henkilöstön edustajat on hyvä saada mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisin.

Kun koko organisaatio on mukana tulevaisuuden pohdinnassa, sillä on sitouttava vaikutus. Organisaation jäsenten kyvyssä hyväksyä muutos ja sen tarve on usein kyse siitä, ovatko he saaneet itse käsitellä asiaa. Se on edellytys sille, että alkaako muutos edes tapahtua, Kimmo Kivinen valottaa. Tilanne on ihan erilainen, kun ihmisille on tullut ymmärrys, että eihän meitä ole edes olemassa jos jatkamme näin, että tällä nykyisellä tavalla ei ole mitään mahdollisuuksia pärjätä kilpailussa.

Osaamisen tunnistaminen ja liiketoimintasuunnitelmat pitäisi aina kytkeä yhteen.Liiketoimintasuunnitelmista puuttuu usein osaamisen tunnistaminen: se, mitä tämä meiltä oikeasti vaatii. Ja koska osaamisia ei kasvateta hetkessä, niin organisaatiolla pitäisi olla osaamisen kehittämisen suunnitelma, Mirja Kautiainen toteaa.

Myös kilpailutekijät ja omat kriittiset menestystekijät pitäisi ehdottomasti huomioida, sillä kilpailutilanteet ovat entistä haastavampia, ja kuluttajien vaatimukset muuttuvat. Skenaariotyö sopii tähänkin tarkasteluun. Sen kautta kasvatetaan myös ymmärrystä siitä, miksi tehdään joitain asioita.

Skenaario- ja strategiatyöskentely, osaamisten tunnistaminen ja muutoksenhallintaohjelmat tarjoavat kaivattua tukea johdon työskentelylle ja päätösten tekoon. Johto joutuu myös perustelemaan päätöksiään eri sidosryhmille.

Kun tulevaisuuden haasteet ovat suuria ja vaikeita, niin moni päättäjä haluaa tukea päätöksilleen: analyysejä ja vaihtoehtoja tulevasta näkymästä, ja miten tätä näkymää viedään eteenpäin. Olen kokenut, että pystymme tukemaan hyvin tällaisten isojen prosessien läpiviennissä, Mirja Kautiainen kertoo.

Alkuperäinen artikkeli julkaistu: Amicase 11/2016 

Top

Nimi*

Yritys

Sähköpostiosoite*

Puhelinnumero

Viesti

Pakolliset kentät ovat merkitty *:llä

Sulje

Pysy kartalla

Tilaa uutiskirjeemme ja saat tietoa tulevaisuuden nousevista ilmiöistä sekä tulevista tapahtumista.