Oikein kohdennettu toimintaympäristön seuranta parantaa reagointikykyä ja strategiaa

Nette Lehtinen, Managing Consultant|sunnuntai, 4 syyskuu 2016

Toimintaympäristössä tapahtuu jatkuvasti muutoksia, joihin yrityksen on vaikea vaikuttaa ja joiden toteutumista sen on usein mahdoton varmasti ennustaa. Yritysten onkuitenkin suunniteltava toimintaansa ja tehtävä valintoja, jotka perustuvat oletuksille toimintaympäristön nykyhetkestä ja tulevaisuuden kehityskuluista. Toimintaympäristön seurannan tarkoituksena on tukea päätöksentekoa, jotta yritys pystyisi hyödyntämään toimintaympäristöstä nousevat mahdollisuudet ja välttämään väärien valintojen tekemistä.

Toimintaympäristön seuranta voidaan jakaa monitorointiin ja skannaukseen. Monitorointi perustuu huolellisesti määriteltyihin seurannan teemoihin ja kohteisiin, joita seurataan järjestelmällisesti ja säännöllisesti.

Onnistuneella kohdentamisella rajoitetaan tiedon tulvaa, tuotetaan yrityksen toiminnalle ja päätöksenteolle merkityksellistä tietoa ja saadaan aikaan aidosti hyödyllisiä seurannan tuloksia. Monitorointi pohjautuu kysymykseen: Mitkä toimintaympäristön tekijät ovat merkittävimpiä suhteessa yrityksemme toimintaan, päätöksentekoon ja strategiaan?

Toimintaympäristön seurannan kohteiden valinnassa tulee huomioida yrityksen nykyinen strategia. Tällöin toimintaympäristön seurannan kohdentamisen viitekehyksenä käytetään strategian taustalla olevia oletuksia toimintaympäristön kehityksestä. Jokainen strategia on rakennettu joillekin oletuksille toimintaympäristön nykyhetkestä ja tulevaisuudesta – olivat ne sitten tiedostettuja tai tiedostamattomia, esiin kirjoitettuja tai implisiittisiä. Jos toimintaympäristö kehittyy strategian taustalla olevista oletuksista poikkeavaan suuntaan, tulee johdon pysähtyä arvioimaan, olisiko myös strategiaa syytä päivittää.

 

palvelut_capitor

 

”Strategisen toimintaympäristön (Strategic Intelligence) seurannan tavoitteena on varmistaa, että yrityksen strategia päivittyy oikea-aikaisesti ja tilanteen vaatimalla tavalla.”

 Seurannan kohdentamisessa on pystyttävä myös irrottamaan katse tästä päivästä tulevaisuuteen. Ennakoivassa toimintaympäristön seurannassa huomioidaan erilaiset ja nykytilasta merkittävästikin poikkeavat kehityskulut. Tällöin voidaan jo etukäteen arvioida, mitä tietyt muutokset tarkoittaisivat yritykselle. Toimintaympäristön seuranta voidaan tehdä aidosti ennakoivaksi käyttämällä seurannan kohdentamisen viitekehyksenä yritykselle tehtyjä toimintaympäristön skenaarioita eli kokonaisvaltaisia kuvauksia yrityksen vaihtoehtoisista tulevaisuuden toimintaympäristöistä.

Kun toimintaympäristön seurannan viitekehyksenä käytetään skenaarioita, on mahdollista aikaisempaa paremmin ymmärtää yksittäisten tapahtumien syys-seuraussuhteita ja hahmottaa minkä skenaarion suuntaan toimintaympäristö on kehittymässä. Kun jokaiselle skenaariolle on luotu varautumissuunnitelmat, on reagointi muutoksiin usein kilpailijoita nopeampaa.

Kohdennettua toimintaympäristön monitorointia voi täydentää toimintaympäristön skannauksella.  Skannauksessa toimintaympäristöä pidetään silmällä laajasti ja pyritään havaitsemaan myös heikkoja signaaleja. Heikot signaalit ovat vihjeitä tai ensimmäisiä merkkejä toimintaympäristössä mahdollisesti kehittyvistä muutostekijöistä. Ne ovat vielä liian heikkoja, jotta niiden todellisia vaikutuksia toimialaan tai organisaatioon voidaan määritellä. Riskinä on, että heikko signaali jää pelkäksi tähdenlennoksi, jolloin sen pohjalta tehdyt päätökset voivat olla turhia. Skannaus pohjautuu kysymykseen: Onko toimintaympäristössämme nousemassa jotain aivan uutta, mikä voisi merkittävästi vaikuttaa yritykseemme tulevaisuudessa?

Toimintaympäristön seurannan tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen toiminta ja strategia on paras mahdollinen suhteessa toimintaympäristön kehitykseen.  Se luo yritykselle kilpailuetua, jatkuvuutta ja mahdollisuuden kehittää toimintaa, tuotteita ja palveluja onnistuneesti.

Lue lisää toimintaympäristön seurannasta kirjoitetusta artikkelista ja tutkielmasta: Suomalaisten suuryritysten strategiajohtajien näkemyksiä toimintaympäristön seurannan merkityksestä, nykytilasta ja kehittämisestä

 

nette2

Nette Lehtinen
Managing Consultant

 

Top

Amiedu ja Capful tukena organisaatioiden muutoskyvykkyyden kasvattamisessa

Kimmo Kivinen|tiistai, 15 marraskuu 2016

Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, eikä tämän päivän strategia toimi huomisen toimintaympäristössä. Strategian lisäksi myös osaaminen vaatii päivittämistä, sillä tämän päivän kyvykkyyksillä ei voida toteuttaa menestyksellä huomisen strategiaa. Amiedu ja Capful tukevat organisaatioita muutoskyvykkyyden kasvattamisessa skenaario- ja strategiatyöllä, osaamisten tunnistamisella ja muutoksen hallinnan ohjelmilla.

amiedu-artikkeli-2016_kuva

 

Toimintaympäristön muutosten ennakoinnissa auttaa skenaariotyö, joka on organisaation ulkoisen toimintaympäristön vaihtoehtoisia kehityskulkuja analysoiva lähestymistapa.

Muutokset organisaatioiden ulkoisessa toimintaympäristössä ovat suuria, monimutkaisia ja usein vaikeita hahmottaa, toteaa Capful Oy:n Senior Partner Kimmo Kivinen.

Ne ovat annettuja, ulkoisia tekijöitä, kehityskulkuja ja signaaleja maailmalta, eikä niihin voi vaikuttaa. Niillä on kuitenkin suuri vaikutus organisaatioiden tulevaisuuden menestymiseen. Skenaariotyössä analysoimme erilaisia, vaihtoehtoisia ulkoisen toimintaympäristön kehityskulkuja, muutostekijöitä ja nykytilaa organisaation näkökulmasta. Tulosten pohjalta pystymme selkiyttämään näkymää ja luomaan strategisia vaihtoehtoja, joista yritys voi valita.

Capful tukee yrityksiä strategiaprosessissa aina tulevaisuuslähtöisen strategian, vision ja tavoitteiden laatimisesta sen toimeenpanoon ja ulkoisen toimintaympäristön seurantaan. Asiakkaita on keskisuurista ja pörssiyrityksistä ministeriöihin, kuntiin ja monikansallisiin organisaatioihin asti.

Kun uudet strategiset tavoitteet ovat näkyvillä, tarvitaan myös osaamisen kehittämistä tulevan strategian toteuttamista varten, Amiedun avainasiakaspäällikkö Mirja Kautiainen toteaa.

Kartoitamme osaamiset kaikilla tasoilla: aloitamme organisaation tarvitsemista ydinosaamisista, ja viemme ne yksikkökohtaisiin osaamisiin ja yksilöiden tehtäväkuviin. Osaamiset määritellään nimenomaan tulevaisuuden näkökulmaan, ne eivät ole tämän päivän tarpeita. Sen vuoksi löydetään usein uusia ydinosaamisen alueita ja tehtäväkuvia.

Emme voi tarkastella tulevaa osaamista ilman ymmärrystä siitä, mitä maailmassa on tapahtumassa ja miksi uutta osaamista tarvitaan, jatkaa Kimmo Kivinen.

Skenaariotyö luo ymmärryksen ja motivaation osaamisenkin kehittämiseen.

Ilman muutoksenhallintaa muutos on kaaos

Osaamisten tunnistamisen lisäksi muutoksessa on tärkeää myös muutoksen kokonaishallinta ja viestintä.

Muutoksessa on tärkeää priorisoida, mistä lähdetään liikkeelle, sillä muutoin muutos on kaaos, Mirja Kautiainen korostaa. Viemme muutosta projektimaisesti eteenpäin siten, että ensin priorisoimme muutoksen tavoitteet ja ensimmäiset tehtävät, ja rakennamme tavoitteisiin pohjautuvan muutoksen hallinnan ohjelman. Silloin saamme muutoksen tekijöille selkeän kuvan siitä, mitä muutos sisältää, ja kaikki viestivät asiasta samalla tavoin.

Muutosta voi ja kannattaa ennakoida skenaariotyön avulla. Organisaatioiden tulisi kasvattaa muutoskyvykkyyttään jo ennen kuin muutokset ovat konkreettisia, ja valmistautua niihin, Mirja Kautiainen neuvoo.

Ettei jäätäisi odottamaan, että mitä tapahtuu, vaan asioita ja vaihtoehtoja pystyisi miettimään ja viemään aktiivisesti eteenpäin. Jos menemme tähän tai tuohon suuntaan, niin mitä se tarkoittaa, ja toisaalta hahmottaa mihin suuntaan voimme ylipäätään lähteä. Silloin saadaan jo paljon kiinni niistä toimenpiteistä, mitä muutos edellyttää organisaatiolta. Samalla voi tehdä ennakoivaa henkilöstösuunnittelua.

Amiedu seuraa osaamisen ja strategian toteutumista, ja Capful toimintaympäristön tapahtumia ja niiden vaikutusta strategiaan.

Seurannan ansiosta organisaatiolla säilyy koko ajan muutoksen punainen lanka, liikutaan järkevällä syklillä ja samaan suuntaan, Mirja Kautiainen toteaa.

Skenaariotyöstä tukea myös henkilöstön sitouttamiseen muutokseen

Henkilöstön edustajat on hyvä saada mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisin.

Kun koko organisaatio on mukana tulevaisuuden pohdinnassa, sillä on sitouttava vaikutus. Organisaation jäsenten kyvyssä hyväksyä muutos ja sen tarve on usein kyse siitä, ovatko he saaneet itse käsitellä asiaa. Se on edellytys sille, että alkaako muutos edes tapahtua, Kimmo Kivinen valottaa. Tilanne on ihan erilainen, kun ihmisille on tullut ymmärrys, että eihän meitä ole edes olemassa jos jatkamme näin, että tällä nykyisellä tavalla ei ole mitään mahdollisuuksia pärjätä kilpailussa.

Osaamisen tunnistaminen ja liiketoimintasuunnitelmat pitäisi aina kytkeä yhteen.Liiketoimintasuunnitelmista puuttuu usein osaamisen tunnistaminen: se, mitä tämä meiltä oikeasti vaatii. Ja koska osaamisia ei kasvateta hetkessä, niin organisaatiolla pitäisi olla osaamisen kehittämisen suunnitelma, Mirja Kautiainen toteaa.

Myös kilpailutekijät ja omat kriittiset menestystekijät pitäisi ehdottomasti huomioida, sillä kilpailutilanteet ovat entistä haastavampia, ja kuluttajien vaatimukset muuttuvat. Skenaariotyö sopii tähänkin tarkasteluun. Sen kautta kasvatetaan myös ymmärrystä siitä, miksi tehdään joitain asioita.

Skenaario- ja strategiatyöskentely, osaamisten tunnistaminen ja muutoksenhallintaohjelmat tarjoavat kaivattua tukea johdon työskentelylle ja päätösten tekoon. Johto joutuu myös perustelemaan päätöksiään eri sidosryhmille.

Kun tulevaisuuden haasteet ovat suuria ja vaikeita, niin moni päättäjä haluaa tukea päätöksilleen: analyysejä ja vaihtoehtoja tulevasta näkymästä, ja miten tätä näkymää viedään eteenpäin. Olen kokenut, että pystymme tukemaan hyvin tällaisten isojen prosessien läpiviennissä, Mirja Kautiainen kertoo.

 

Teksti: Raija Törnvall
Kuvat: Juri Puhakka

Alkuperäinen artikkeli julkaistu: Amicase 11/2016 

Top

Nimi*

Yritys

Sähköpostiosoite*

Puhelinnumero

Viesti

Pakolliset kentät ovat merkitty *:llä

Sulje